Si un algoritmo decide los turnos, tienes que decírselo a tu plantilla
El Real Decreto 723/2026 entró en vigor el 5 de octubre y obliga a informar por escrito de los criterios con los que un sistema automatizado toma decisiones sobre la jornada, los turnos o las tareas. Si planificas con software que asigna turnos, esto te aplica. Aquí tienes qué exige, en qué plazo y el texto para cumplirlo.
Qué: informar por escrito de que existe un sistema automatizado que decide sobre turnos, horarios, tareas, salario, promoción, lugar de trabajo o extinción, y de las pautas y criterios con los que lo hace.
Quién: cualquier empresa, en relaciones laborales de más de cuatro semanas.
Cuándo: a quien entra nuevo, antes de empezar. A quien ya está, en 30 días desde que lo pida.
Desde cuándo: 5 de octubre de 2026.
Qué norma es y de dónde sale
El Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, se publicó en el BOE el 15 de septiembre y entró en vigor veinte días después, el 5 de octubre de 2026. Desarrolla el artículo 8.5 del Estatuto de los Trabajadores, traspone la Directiva (UE) 2019/1152 sobre condiciones laborales transparentes y previsibles, y deroga el Real Decreto 1659/1998, que era el que regulaba hasta ahora la información que hay que dar al contratar.
La norma amplía bastante esa información —salario y sus complementos, jornada y su distribución, periodo de prueba, formación, extinción, convenio, Seguridad Social, planes de igualdad— pero la novedad que casi nadie está contando es la última: la transparencia algorítmica.
Qué hay que contar exactamente
Aquí está el malentendido más común, y conviene quitarlo de en medio: no hay que publicar el código ni explicar cómo funciona el modelo por dentro. Lo que hay que comunicar son las pautas, criterios y reglas con las que el sistema participa en la decisión. En cristiano: qué decide, con qué criterios y quién tiene la última palabra.
Que existe
Decir sin rodeos que hay un sistema automatizado participando, y en qué decisiones concretas: el cuadrante, el reparto de noches, las coberturas de una baja.
Con qué criterios
Los que de verdad usa: descansos mínimos, máximo de noches, convenio, contrato, preferencias declaradas, equidad del reparto. No hace falta ponderarlos, sí enumerarlos.
Quién decide al final
Si una persona revisa y aprueba antes de publicar, dilo: cambia por completo cómo se lee el sistema, y además es lo que te interesa que conste.
Los plazos, que son dos y distintos
Antes de empezar a trabajar
En relaciones laborales de más de cuatro semanas, la información se entrega con carácter previo al inicio de la prestación de servicios. No vale dársela el primer día ni al mes.
30 días desde que lo pida
Las personas ya contratadas pueden solicitarla, y la empresa tiene treinta días para facilitarla. No hace falta repartirla de oficio, pero sí tenerla preparada: el plazo corre desde la petición.
La lectura práctica: ten el documento escrito antes de que alguien lo pida. Treinta días parecen muchos hasta que llegan dos peticiones la misma semana y hay que redactarlo desde cero.
El modelo
Sustituye lo que va entre corchetes. Está redactado para una empresa que planifica turnos con un sistema que propone el cuadrante y lo aprueba una persona, que es el caso más habitual.
INFORMACIÓN SOBRE EL USO DE SISTEMAS AUTOMATIZADOS EN DECISIONES QUE AFECTAN A LAS CONDICIONES DE TRABAJO
En cumplimiento del artículo 8.5 del Estatuto de los Trabajadores y del Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, [NOMBRE DE LA EMPRESA], con NIF [NIF], informa a las personas trabajadoras de lo siguiente.
1. Existencia del sistema. La elaboración del cuadrante de turnos se apoya en un sistema informático que propone una asignación de turnos a partir de las reglas configuradas por la empresa. El sistema utilizado es [NOMBRE DEL SOFTWARE], proporcionado por [NOMBRE DEL PROVEEDOR].
2. Decisiones en las que interviene. Propuesta del cuadrante mensual y semanal, reparto de turnos de noche, fines de semana y festivos entre quienes rotan, y sugerencia de posibles coberturas cuando se produce una ausencia. [Añade o quita según lo que uses: vacaciones, asignación de tareas, reparto por centros.]
3. Decisiones en las que NO interviene. El sistema no decide sobre contratación, salario, promoción profesional, régimen disciplinario ni extinción del contrato. [Ajusta esta lista si en tu caso no fuese cierta.]
4. Pautas y criterios que aplica. El sistema trabaja con las reglas que la empresa configura, que a fecha de hoy son: descanso mínimo entre jornadas, descanso semanal, máximo de turnos de noche por persona y periodo, jornada máxima y su cómputo, festivos y guardias, jornadas reducidas y adaptaciones de jornada reconocidas, restricciones individuales comunicadas por la persona trabajadora, y reparto equitativo de los turnos menos deseados entre quienes rotan. [Ajusta la lista a tu configuración real: enumerar criterios que no usas es peor que no enumerarlos.]
5. Intervención humana. La propuesta del sistema no se publica automáticamente. Es revisada, modificada si procede y aprobada por [CARGO: p. ej. la persona responsable de planificación] antes de su publicación. La decisión final sobre el cuadrante corresponde siempre a una persona.
6. Datos que se utilizan. Los necesarios para planificar: identificación, puesto y categoría, tipo de contrato y jornada, turnos ya realizados, ausencias y permisos, y las preferencias o restricciones que la persona haya comunicado. No se utilizan datos biométricos, ni datos de salud más allá de la existencia de una situación que afecte a la disponibilidad, ni datos obtenidos de fuentes ajenas a la relación laboral.
7. Derechos. Puede dirigirse a [CORREO O PERSONA DE CONTACTO] para solicitar aclaraciones sobre cómo se ha elaborado un cuadrante concreto, comunicar restricciones o preferencias que deban tenerse en cuenta, o manifestar su desacuerdo con una asignación. En materia de protección de datos, conserva los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición y limitación, y puede reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos.
En [LUGAR], a [FECHA].
COMUNICACIÓN A LA REPRESENTACIÓN LEGAL
Se remite copia de esta información a [COMITÉ DE EMPRESA / DELEGADOS DE PERSONAL], sin perjuicio del derecho de información que les reconoce el artículo 64.4 d) del Estatuto de los Trabajadores sobre los algoritmos o sistemas de inteligencia artificial que puedan incidir en las condiciones de trabajo.
Cuatro comprobaciones antes de firmarlo
- Que los criterios del punto 4 sean los tuyos de verdad. Copiar una lista genérica es peor que no poner ninguna: si alguien pregunta por un criterio que no usas, el documento se vuelve en tu contra.
- Que el punto 5 sea cierto. Si publicas el cuadrante tal y como sale, sin que nadie lo revise, no escribas que lo revisa una persona. Y plantéate revisarlo, porque cambia mucho la posición.
- Entrégalo antes, no después. A quien entra nuevo, antes de empezar. A quien ya está, tenlo escrito antes de que lo pida.
- Que lo mire tu asesoría. Este modelo es un punto de partida redactado sobre la norma, no un dictamen.
Las reglas que aplica el motor no son una caja negra: son exactamente las que configuras —descansos, máximo de noches, convenio, jornadas reducidas, restricciones individuales— y el cuadrante guarda por qué se asignó cada turno. Eso es justo lo que pide el punto 4 del modelo, y poder enumerarlo es más fácil con un sistema que te lo enseña que con uno que no. Además, la propuesta nunca se publica sola: la aprueba una persona, que es lo que recoge el punto 5. Puedes verlo funcionando en la demo.
Aviso
Este documento es un modelo orientativo redactado a partir del Real Decreto 723/2026 y del artículo 8.5 del Estatuto de los Trabajadores, con la información disponible a 5 de octubre de 2026. No es asesoramiento jurídico ni sustituye la revisión por un profesional. La norma es muy reciente y su interpretación irá asentándose; revísalo con tu asesoría laboral antes de usarlo.