Fichaje digital obligatorio: lo que exige hoy la ley y lo que está a punto de cambiar
Hay mucha página vendiendo una fecha que no existe. Esta cuenta lo que de verdad hay publicado, lo que falta por publicarse y qué puedes hacer mientras tanto sin precipitarte.
El real decreto del registro horario digital no está publicado en el BOE. El proyecto recibió un dictamen desfavorable del Consejo de Estado en marzo de 2026 y su aprobación se aplazó en julio. En septiembre, el Ministerio de Trabajo anunció que se aprobaría «de forma inmediata» tras cerrar el acuerdo dentro del Gobierno, pero a la fecha de esta página no consta en el BOE.
Qué significa para ti: lo que ya te obliga es registrar la jornada, no que el registro sea digital. Nadie puede sancionarte por no tener fichaje digital mientras la norma no exista. Lo que sí puede sancionarte es no llevar registro alguno, y eso lleva siendo obligatorio desde 2019.
Lo que ya es obligatorio, desde 2019
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga desde el 12 de mayo de 2019 a llevar un registro diario de la jornada de cada persona, con su hora de inicio y de fin. Tres condiciones que se olvidan a menudo:
Cuatro años
Hay que conservar los registros durante cuatro años. No vale borrar al cerrar el mes.
A disposición de tres
De la plantilla, de la representación legal de los trabajadores y de la Inspección de Trabajo.
De 751 a 7.500 €
Infracción grave (art. 7.5 de la LISOS), con multa del art. 40.1. Es por infracción, no por trabajador.
Hoy ese registro puede llevarse en papel o en una hoja de cálculo. Esa es, exactamente, la parte que el real decreto pendiente quiere terminar.
Qué cambiaría cuando se apruebe
Según el texto del proyecto que ha trascendido —conviene recordar que hasta que no se publique en el BOE el contenido definitivo puede cambiar—, el registro tendría que cumplir cuatro cosas que un Excel no puede cumplir:
Papel y hoja de cálculo
Un parte firmado a mano o una hoja compartida que cualquiera con acceso puede reescribir.
Digital
Registro electrónico, personal y no manipulable: cada persona ficha lo suyo y el dato queda cerrado.
Se corrige sin dejar rastro
Una celda que alguien ajusta el viernes por la tarde y nadie sabe quién, cuándo ni por qué.
Trazable
Traza completa: quién registra, cuándo y qué se modificó después, con la corrección a la vista.
Hay que pedirlo a administración
El trabajador no ve sus propias horas salvo que las reclame, y la respuesta puede tardar días.
Accesible
Acceso remoto e inmediato para la persona, su representación legal y la Inspección de Trabajo.
Se manda por correo
La Inspección pide los datos y alguien se pasa la mañana montando el archivo que le envía.
Interoperable
Conexión directa con la Inspección, sin intermediarios ni envíos manuales.
Qué hacer ahora, sin esperar al BOE
Comprueba que registras algo
Si hoy no llevas registro diario de entrada y salida, ese es el incumplimiento real y sancionable. El decreto pendiente no cambia nada de eso.
Deja de registrar en papel
No porque sea ilegal —hoy no lo es—, sino porque el día que la norma salga tendrás que migrar cuatro años de partes. Empezar digital ahora es más barato que migrar después.
Elige un sistema que exporte
Lo que no sabemos es el formato que pedirá la Inspección. Lo que sí sabemos es que un sistema que ya exporta y guarda traza se adapta; uno cerrado, no.
Junta el fichaje con el cuadrante
El cuadrante dice qué turno te tocaba; el fichaje, lo que de verdad hiciste. Separados, nadie compara. Juntos, las diferencias saltan solas.
Cómo se ficha con Shiftia
Cuatro métodos, combinables en el mismo centro, porque no todos los sitios fichan igual: en una planta de hospital no se saca el móvil, y en la barra de un bar no hay sitio para un terminal. El detalle de cada uno está en control horario.
Código QR
Un QR por centro o por turno, pegado en la entrada. Se escanea con el móvil propio: sin instalar nada y sin repartir terminales.
Chip NFC
Un chip pegado en la entrada. Acercas el móvil y ficha, sin abrir nada ni apuntar la cámara. Te lo enviamos configurado: 40 € por chip.
Desde el móvil
Con el turno del día delante. Para quien trabaja fuera del centro o entra directamente a servicio.
Tablet en la entrada
Fija, configurada por nosotros. Se toca el nombre y listo: nadie necesita móvil propio.
Se registran cinco tipos de marca —entrada, pausa, reanudación, salida y salida por motivo laboral— y cada una guarda la hora, quién la hizo y por qué vía. El registro se conserva cuatro años y se exporta cuando haga falta. Va incluido desde el plan Pro.
Pruébalo antes de preguntarnos nada
La demo del fichaje funciona de verdad: eliges método, fichas y el registro se rellena con la hora real.
Sin registro ni tarjeta. La demo es pública.
Preguntas frecuentes
¿Es ya obligatorio el fichaje digital en España?
No. Lo obligatorio desde el 12 de mayo de 2019 es registrar la jornada de cada persona, con hora de inicio y de fin (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). La ley no exige hoy que ese registro sea digital: sigue valiendo en papel o en hoja de cálculo. Lo que obligaría a que fuese digital es un real decreto que, a 4 de octubre de 2026, no se ha publicado en el BOE.
¿Cuándo entra en vigor el registro horario digital?
No hay fecha. El proyecto de real decreto recibió un dictamen desfavorable del Consejo de Estado en marzo de 2026 y su aprobación se aplazó en julio. En septiembre de 2026 el Ministerio de Trabajo anunció que se aprobaría de forma inmediata, pero a 4 de octubre de 2026 no consta publicado en el BOE. Hasta que se publique y transcurra el plazo que fije, no es exigible.
¿Vale una hoja de Excel o un parte en papel para el registro de jornada?
Hoy sí, siempre que recoja la hora de entrada y de salida de cada persona cada día, se conserve cuatro años y esté a disposición de la plantilla, de la representación legal y de la Inspección. Con el real decreto pendiente dejaría de valer: el registro tendría que ser digital, inalterable y accesible en remoto.
¿Qué multa tiene no llevar el registro de jornada?
No llevarlo, o llevarlo mal, es una infracción grave en materia de relaciones laborales (artículo 7.5 de la LISOS), sancionable con multa de 751 a 7.500 euros según el artículo 40.1. La multa es por infracción, no por trabajador.
¿Cómo se ficha con Shiftia?
De cuatro formas, y se pueden combinar en el mismo centro: escaneando un código QR colocado en la entrada con el móvil propio, acercando el móvil a un chip NFC, desde la aplicación móvil con el turno del día delante, o tocando el nombre en una tablet fija en la entrada que configuramos nosotros. Se registran cinco tipos de marca —entrada, pausa, reanudación, salida y salida por motivo laboral— y cada una guarda la hora, quién la hizo y por qué vía. Va incluido desde el plan Pro.
¿El fichaje sustituye al cuadrante?
No, son dos cosas distintas y conviene que estén en el mismo sitio. El cuadrante dice qué turno te toca; el fichaje registra lo que de verdad has trabajado. Cuando ambos viven en el mismo sistema, las diferencias entre lo planificado y lo realizado se ven solas.
Esta página resume normativa y el estado de una tramitación en curso a la fecha indicada; no es asesoramiento jurídico. Para tu caso concreto, consulta con tu asesoría laboral.