Modelo de aviso de geolocalización para fichar con el móvil
Si vas a activar la comprobación de ubicación en el fichaje, antes tienes que informar a la plantilla. No es un trámite opcional: sin ese aviso previo, el tratamiento no tiene cobertura por bien montado que esté el software. Aquí tienes el texto, listo para rellenar y entregar, y qué hacer con él.
Quién tiene que informar, y por qué no es el proveedor
Esta es la parte que más se confunde. Cuando una empresa activa la geolocalización en el fichaje, la responsable del tratamiento es la empresa, no quien le vende el software. El proveedor es un encargado del tratamiento: pone la herramienta y la opera por cuenta de la empresa, con su contrato de encargo firmado, pero la decisión de recoger esos datos y el deber de explicarlo son de quien emplea.
En la práctica significa que ningún proveedor puede informar a tu plantilla por ti. Lo que sí puede es darte el texto hecho, que es lo que hay más abajo.
Qué exige exactamente la ley
El artículo 90 de la LOPDGDD permite usar sistemas de geolocalización para el control laboral, y añade una condición concreta: hay que informar de forma expresa, clara e inequívoca, y hacerlo con carácter previo, a las personas trabajadoras y a su representación legal. Son dos destinatarios, no uno: si hay comité de empresa o delegados de personal, la comunicación también va para ellos.
A eso se suma el deber de información del artículo 13 del RGPD, que es lo que da la estructura del documento: quién trata los datos, para qué, con qué base, cuánto los guarda, a quién se los cede y cómo ejercer los derechos.
El criterio de la Agencia Española de Protección de Datos es que el registro de jornada sirve para saber cuándo empieza y cuándo acaba el trabajo, no dónde está cada persona en cada momento. Por eso la ubicación debe capturarse solo al marcar. Un sistema que localice de forma continua durante toda la jornada es otra cosa, exige otra justificación y rara vez supera el juicio de proporcionalidad para la simple finalidad de fichar.
Si tu sistema hace seguimiento continuo, el modelo de abajo no te sirve tal cual: tendrías que describir ese tratamiento y justificarlo aparte.
El modelo
Sustituye lo que va entre corchetes. Está escrito para un sistema que comprueba la ubicación únicamente en el instante de cada marca, que es como funciona la geocerca de Shiftia.
INFORMACIÓN SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS DE GEOLOCALIZACIÓN EN EL REGISTRO DE JORNADA
[NOMBRE DE LA EMPRESA], con NIF [NIF] y domicilio en [DIRECCIÓN], informa a las personas trabajadoras de que, a partir del [FECHA], el sistema de registro de jornada incorpora una comprobación de ubicación en el momento de fichar.
Responsable del tratamiento. [NOMBRE DE LA EMPRESA], NIF [NIF], [DIRECCIÓN]. Contacto en materia de protección de datos: [CORREO]. [Si la empresa tiene delegado de protección de datos, añadir aquí su nombre y contacto.]
Finalidad. Comprobar que las marcas de entrada, pausa, reanudación y salida se realizan en el centro de trabajo asignado, para que el registro diario de jornada refleje la realidad. No se persigue ninguna otra finalidad, y en particular no se utiliza para evaluar el rendimiento ni para controlar los desplazamientos de la persona.
Datos que se tratan. La posición aproximada del dispositivo únicamente en el instante en que se pulsa cada marca, y el resultado de la comprobación, es decir, si esa posición está dentro o fuera del perímetro del centro de trabajo.
Datos que NO se tratan. No se registra la ubicación de forma continua ni entre una marca y otra. No se registra fuera de la jornada laboral, ni en días de descanso, vacaciones o permisos. No se consulta el recorrido de la persona, ni su velocidad, ni ningún otro dato del dispositivo.
Base jurídica. El cumplimiento de la obligación legal de llevar un registro diario de jornada, establecida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, y el ejercicio de las facultades de control del empresario del artículo 20.3 del Estatuto, en los términos y con los límites del artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. [Confirma esta base con tu asesoría: según cómo esté configurado el sistema puede proceder apoyarla también en el interés legítimo, lo que exigiría una ponderación documentada.]
Plazo de conservación. Los datos del registro de jornada se conservan durante cuatro años, como exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, y quedan a disposición de las personas trabajadoras, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Destinatarios. [NOMBRE DEL PROVEEDOR DEL SOFTWARE] actúa como encargado del tratamiento, con el correspondiente contrato de encargo suscrito. Fuera de los supuestos de puesta a disposición que exige la ley, no se ceden los datos a terceros.
Derechos. Puede ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad dirigiéndose a [CORREO], acreditando su identidad. También puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
Desconexión digital. Fuera de la jornada laboral el sistema no realiza ninguna comprobación de ubicación, en coherencia con el derecho a la desconexión digital reconocido en el artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018.
En [LUGAR], a [FECHA].
COMUNICACIÓN A LA REPRESENTACIÓN LEGAL DE LAS PERSONAS TRABAJADORAS
Se remite copia de la información anterior a [COMITÉ DE EMPRESA / DELEGADOS DE PERSONAL], a los efectos del artículo 90.1 de la Ley Orgánica 3/2018, con carácter previo a la activación del sistema prevista para el [FECHA].
Qué hacer con el documento
- Entrégalo antes de activar nada. «Previo» significa previo: si el sistema ya lleva dos semanas comprobando ubicaciones, el aviso llega tarde y no sana lo anterior.
- Déjalo acreditado. Entrega individual con acuse de recibo firmado, o correo con confirmación de lectura, o publicación en el tablón y la intranet dejando constancia de la fecha. Si un día hay que demostrar que se informó, hará falta el papel.
- Manda copia a la representación legal si la hay, con su propia fecha. Es un destinatario distinto y el artículo 90 lo menciona expresamente.
- Guárdalo con el registro de actividades de tratamiento, junto al contrato de encargo con el proveedor.
- Repítelo si cambia algo. Si más adelante amplías lo que se recoge, el aviso anterior ya no cubre el tratamiento nuevo.
Antes de activarlo, cinco comprobaciones
- ¿La ubicación se captura solo al marcar, o el sistema la consulta en continuo? Si es lo segundo, este modelo no vale.
- ¿Puede una persona fichar sin geolocalización si su puesto no la justifica? Conviene que sí, y que se note que es así.
- ¿Hay contrato de encargo del tratamiento firmado con el proveedor del software?
- ¿Está la geolocalización reflejada en el registro de actividades de tratamiento?
- ¿Lo ha mirado tu asesoría laboral o tu delegado de protección de datos? Este modelo es un punto de partida, no un dictamen.
La geocerca es opcional y se puede desactivar por persona o por centro. Cuando está activa, el móvil comprueba la posición en el instante de la marca y ahí acaba: no hay seguimiento continuo ni histórico de recorridos. Los otros tres métodos de fichaje —código QR, chip NFC y tablet en la entrada— no usan ubicación en absoluto, y ninguno de los cuatro recoge datos biométricos. Lo contamos entero en control horario y fichaje.
Aviso
Este documento es un modelo orientativo elaborado a partir de la normativa vigente a 4 de octubre de 2026. No es asesoramiento jurídico ni sustituye la revisión por un profesional. Cada empresa tiene su convenio, su estructura y su realidad, y hay decisiones —como la base jurídica exacta o la necesidad de una evaluación de impacto— que dependen de cómo esté configurado el sistema en cada caso. Revísalo con tu asesoría laboral antes de usarlo.